Alle Jahre wieder kommt die Nebenkostenabrechnung. Bei einigen Vermietern sorgt dieser Tag ähnlich der Steuererklärung für viel Unbehagen und Bauchschmerzen.
Ich zeige Dir in diesem Beitrag, weshalb Du Dich vor der Nebenkostenabrechnung nicht fürchten musst und solltest.
Ich gebe Dir Tipps, wie die Nebenkostenabrechnung gelingt und weise Dich auf einige Besonderheiten hin. Das alles soll Dir erleichtern, die Abrechnung fehlerfrei zu erstellen.
Die im Beitrag erwähnten Tipps gelten sowohl für ein Mehrfamilienhaus als auch für eine Wohnung. Einige Unterschiede und Gemeinsamkeiten werde ich Dir im Beitrag nennen.
Inhaltsverzeichnis
#1 Begriffsabgrenzung Betriebskosten vs. Nebenkosten
#2 Die Nebenkostenabrechnung – Bestandteile
#1 Begriffsabgrenzung Betriebskosten vs. Nebenkosten
Die Begriffe Betriebskosten und Nebenkosten werden oft synonym verwendet. Dabei ist die Nebenkostenabrechnung die Abrechnung gegenüber Dir als Eigentümer (etwa Gebühren für Müllbeseitigung, Gebäudereinigung und Wasserversorgung).
Zur Betriebskostenabrechnung bist Du verpflichtet, sofern Du die Wohnung weitervermietet hast. Bedeutet, als Eigentümer bekommst Du immer eine Betriebskostenabrechnung (außer die Kosten werden pauschal vergütet). Die Nebenkosten umfassen alle Kosten, die dem Vermieter im Zusammenhang mit der Immobilie entstehen (Grundsteuer, Reparaturen, etc.). Die Betriebskosten können durch die Abrechnung auf den Mieter umgelegt werden. Das bedeutet, dass Du, durch die Abrechnung der in der Betriebskostenverordnung angegebenen Kostenpunkte, Dir die Betriebskosten von Deinem Mieter zurückholen kannst (siehe Kapitel 3 “Umlagefähige vs. nicht umlagefähige Kosten”).
#2 Was sind Bestandteile der Nebenkostenabrechnung? Was muss enthalten sein?
Abrechnungszeitraum und Zeitpunkt der Erstellung
Angabe der abzurechnenden Wohnung/Einheit, Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels
Aufstellung der Gesamtkosten des Hauses
Berechnung des Kostenanteils des Mieters (unter Berücksichtigung des Umlageschlüssels)
Kenntlichmachung des Ausstellers (bspw. Vermieter oder Verwalter)
Abzug der geleisteten Vorauszahlungen des Mieters
Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung erstellt worden sein?
Für das Wirtschaftsjahr 2021 muss die Abrechnung spätestens bis zum 31.12.2022 erstellt worden sein, wenn die Abrechnungsperiode das Wirtschaftsjahr ist. Dafür muss aber auch dem Vermieter die, meist durch die Verwaltung erstellte, Betriebskostenabrechnung vorliegen.
Abweichend kann als Wirtschaftsjahr auch jeder andere Zeitraum festgelegt werden. Es empfiehlt sich aus Vereinfachungsgründen, in der Jahreslogik (01.01.-31.12.) zu bleiben.
Erhält Dein Mieter die Betriebskostenabrechnung nicht innerhalb der Frist, muss er keine Nachzahlungen leisten. Es sei denn, Du als Vermieter hast die verspätete Abrechnung nicht verschuldet.
Das Datum der Zustellung der Betriebskostenabrechnung bei Deinem Mieter ist entscheidend für die Frist. Aus diesem Grund empfehle ich, die Betriebskostenabrechnung elektronisch zu versenden.
#3 Umlagefähige vs. nicht umlagefähige Kosten
Welche Aufwendungen als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen, regelt die Betriebskostenverordnung. Grundsätzlich zählen nur Ausgaben dazu, die zu einer der Positionen des Betriebskostenkatalogs (§ 2 BetrKV) gehören. Im Übrigen empfehle ich Dir, den Betriebskostenkatalog als Anlage dem Mietvertrag beizufügen.
Was sind umlagefähige Kosten?
Heizungsversorgung,
Wasserversorgung und Warmwasser,
Grundsteuer,
Entwässerung,
Straßenreinigung und Müllentsorgung,
Reinigung des Treppenhauses auch Ungezieferbeseitigung, Hausmeisterservice/Hauswart,
Schornsteinfeger,
Waschkeller,
Antenne und Kabelanschluss,
Versicherungen,
sonstige Betriebskosten (bspw. regelmäßige Reinigung der Dachrinnen; Achtung: Du musst die sonstigen Nebenkosten im Mietvertrag explizit benennen)
Es wird dabei in warme und kalte Betriebskosten unterschieden. Als warme Betriebskosten sind die in o.g. Aufstellung genannten Kosten zu sehen.
Manchmal gibt es Vermieter, die nur die kalten Betriebskosten umlegen, als Mieter sollte man sich diesen Sachverhalt dann in den Mietvertrag schreiben lassen.
Was sind nicht umlagefähige Kosten?
Die Betriebskostenverordnung regelt, welche Nebenkosten explizit nicht umlagefähig sind und somit nicht in die Betriebskostenabrechnung übernommen werden dürfen. Dazu zählen laut §1 Abs.2 BetrKV insbesondere:
Kosten zur Verwaltung und
Achtung: Nur weil Kosten nicht auf den Mieter umlagefähig sind, verlierst Du nicht den steuerlichen Abzug. Als Faustformel für die steuerliche Abzugsfähigkeit ist die Summe der “Bewirtschaftungskosten”. Diese Kosten werden vom Ersteller der Nebenkostenabrechnung typischerweise als Summe separat ausgewiesen.
Mieter müssen ab 2025 mit höheren Betriebskosten rechnen
Durch die Grundsteuerreform könnten die Grundsteuersätze für die Immobilien erhöht werden. Ab 01.01.2025 können diese Kosten dann, da sie als Betriebskosten voll umlagefähig sind, an die Mieter weitergegeben werden. Derzeit ist davon auszugehen, dass die Grundsteuerbeträge steigen werden, was für Mieter zu einer zusätzlichen Belastung führen dürfte. Allerdings muss das nicht immer der Fall sein: Eine aktuelle Prognose sagt, dass es auch vereinzelt Grundsteuern geben wird, die sinken werden.
Wie dürfen die Betriebskosten abgerechnet werden?
Es gibt zwei Varianten wie die Betriebskosten abgerechnet werden können:
Betriebskostenpauschale
Die Betriebskosten sind über die Zahlen einer Pauschale abgegolten. Es muss keine Nebenkostenabrechnung erstellt werden. Tipp: Betriebskosten können steigen, achte also darauf, die Pauschale regelmäßig anzupassen, um nicht auf den Kosten sitzen zu bleiben.
Betriebskostenvorauszahlung
Die Betriebskostenvorauszahlung wird einmal im Jahr mit den tatsächlich angefallenen Betriebskosten verrechnet bzw. gegenübergestellt. Dies erfolgt im Rahmen der Betriebskostenabrechnung.
#4 Tipps und Tricks
Tipp 1: Natürlich auch etwas Werbung in eigener Sache: Mit einem Estatefolio-Account hast Du alle nötigen Informationen vorhanden, die für die Nebenkostenabrechnung notwendig sind. Studenlanges Ordner wälzen und Rechnungen raussuchen? Das war gestern!.
Tipp 2: Formsache – Die Abrechnung sollte transparent und übersichtlich sein, damit Dein Mieter sie leicht nachvollziehen kann. Ein Mieter ist meist Laie in diesen Themen, daher ist es umso wichtiger, dass er die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachvollziehen kann.
Ist das nicht der Fall, kommt es oft zu unnötigen Rückfragen oder gar zu Unstimmigkeiten. Einer der häufigsten Streitfälle ist ein Mietverhältnis, wenn es durch die Abrechnung zu einer Nachzahlung kommt.
Lege also Abrechnungsschlüssel offen und größere Rechnungen als Anlage mit bei.
Tipp 3: Erstelle die Abrechnung frühzeitig, damit Du noch auf Hinweise oder Fehler reagieren kannst.
Tipp 4: Gerade bei WG’s oder studentischer Vermietung kann es zu häufigen Mieterwechseln kommen. Eine Möglichkeit ist es dann, eine Betriebskostenpauschale zu vereinbaren. Achte bei Mieterwechsel darauf, dass der neue Mieter nicht mit Nebenkosten belastet wird, die der Vormieter verursacht hat. Darüber hinaus solltest Du in Zeiten gestiegener Energiekosten etwaige Pauschalen nicht zu niedrig ansetzen.
#5 Wofür darf die Kaution verwendet werden?
Es gibt drei Vorkommnisse für welche der Vermieter die Kaution des Mieters benutzen kann:
Im Wesentlichen kannst Du die Kaution nutzen, um sie für Schäden an der Wohnung vorzuhalten.
Es lohnt sich aber auch einen Anteil für ausstehende Mietzahlungen einzubehalten,
oder für die Sicherstellung der Rückzahlung etwaige Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung.
Tipp: Zahle immer, sofern keine Mietzahlungen und Schäden in der Wohnung ersichtlich sind, nur einen Teil der Kaution aus. Da die Betriebskostenabrechnung meist erst im darauffolgenden Jahr für das abgelaufene Jahr erstellt wird, hast Du dann noch den einbehaltenen Teil der Kaution als “Druckmittel” für ausstehende Nachzahlungen oder kannst mit Zustimmung des Mieters diese auch verrechnen. Originär darf die einbehaltene Kaution nicht für die Nebenkosten verwendet werden.
Es ist aber legitim, bis zum Zeitpunkt der Betriebskostenabrechnung den Anteil der Kaution zurückzuhalten. Ich empfehle Dir diese Thematik offen und transparent mit Deinem Mieter zu besprechen, um auch das Verständnis einzuholen.
#6 Fazit
Halten wir abschließend fest:
1.) Wenn Du die Betriebskosten als Vorauszahlung erhältst, bist Du verpflichtet eine Abrechnung zu erstellen. Wählst Du den pauschalen Ansatz, solltest Du regelmäßig die Höhe der Pauschale prüfen.
2.) Du kannst nur Kosten umlegen, die unter Betriebskostenkatalogs (§ 2 BetrKV) fallen und nur, wenn diese ausdrücklich im Mietvertrag angegeben sind.
Tipp: Wir haben den Teil §2 als Anhang an unseren Mietvertrag beigefügt.
3.) Die Mietkaution kannst Du nach Auszug des Mieters als Sicherheit für ausstehende Nachzahlungen einbehalten.
