You are currently viewing Immobilien selbst verwalten – Was private Vermieter wissen müssen.

Immobilien selbst verwalten – Was private Vermieter wissen müssen.

  • Beitrags-Kategorie:Erste Schritte

Für den ein oder anderen ist es durchaus interessant seine Wohnungen selbst zu verwalten. Gründe hierfür können einerseits Kostenersparnisse gegenüber einer “Fremdverwaltung” oder schlichtweg die Maximierung der eigenen Lernkurve sein. Was “Immobilien verwalten” genau für Dich bedeutet und was es dabei aus unserer Sicht alles zu beachten gibt, erfährst Du in diesem Blog.

 

Du kennst sicherlich den Satz: Eigentum verpflichtet. Eine Wohnung selbst zu verwalten, heißt daher im Wesentlichen Verantwortung zu übernehmen. Vermieter werden schnell zum “Mädchen für alles”. Dabei sind Aufgaben wie Wohnung regelmäßig Instand setzen, Mieter aussuchen, Rechnungen bezahlen, Mieteingänge kontrollieren, Schriftverkehr und Dokumente verwalten, Handwerker finden, Angebote einholen, Reparaturen steuern oder Unterlagen für die Einkommensteuer zusammenstellen oftmals gängige Praxis. In diesem Blog möchten wir auf einzelne Punkte eingehen, weshalb unser Blog wie folgt strukturiert ist: 

 

#1 Immobilien selbst verwalten – was bedeutet das?

#2 Wie verwalte ich meine Wohnung oder Objekte selbst?

#3 Vorteile der Fremdverwaltung

#4 Vorteile der Eigenverwaltung

#5 Kritik an der Eigenverwaltung

#6 Was kostet es eine Wohnung verwalten zu lassen?


Immobilien selbst verwalten – was bedeutet das?

 

Als Selbstverwaltung oder private Hausverwaltung wird eine selbständige Person oder Firma bezeichnet, die eigene Häuser bzw. Wohnungen verwaltet. Im Gegensatz zum Hausmeister, der meist operative Handwerkerleistungen verrichtet, führt die private Hausverwaltung administrative Tätigkeiten aus. Dazu gehören u.a. Maßnahmen wie bspw. die Erstellung der Betriebskostenabrechnung, Einholung von Angeboten für Instandsetzungsmaßnahmen, Vorbereitung der jährlichen Wohneigentümerversammlung, oder Zahlungsmanagement für Maßnahmen, die die gesamte Liegenschaft betreffen. Wichtig dabei ist zu erwähnen, dass die vorbezeichneten Maßnahmen in der Regel “nur” die gesamte Liegenschaft als solches betreffen. Folglich geht es hier um die Verwaltung der gesamten Liegenschaft und ist nicht zu verwechseln mit der Verwaltung von Sondervermögen, also einzelner Wohnungen im Auftrag und Namen des jeweiligen Eigentümers. 


Viele Immobilieneigentümer, vor allem private Kapitalanleger verwalten ihr Sondervermögen, also ihre eigene Wohnung selbst, wobei die Liegenschaft, in der sich die Wohnung befindet, sodann von einer Hausverwaltung verwaltet wird. Kapitalanleger, die ein ganzes Mehrfamilienhaus besitzen, verwalten hingegen oftmals die Liegenschaft selbst, das heißt hier würde die “normale” Hausverwaltung und die Verwaltung von Sondervermögen von ein und derselben Verwaltung übernommen.

 

Der große Vorteil davon ist, dass Du “Herr im eigenen Haus” bist und bleibst. Du triffst die Entscheidungen was saniert bzw. repariert werden soll, bildest eigenständig Rücklagen und bereitest Betriebskostenabrechnungen vor.

Bist Du Teil einer Gemeinschaft ist zwar grundsätzlich eine Teilung der Aufgaben möglich, bspw. Eigentümer 1 kümmert sich um die Abrechnung, Eigentümer 2 um die Reparaturen, etc – in der Praxis ist das aber oft mit Streitigkeiten bzw. Herausforderungen verbunden, falls Eigentümer 1 und 2 sich nicht verstehen oder einer schlichtweg seinen definierten Aufgaben nicht oder nicht zur Zufriedenheit der anderen nachkommt.

 

Nichtsdestoweniger kann man auch mit einem (externen) Verwalter bezüglich der Aufgabenerfüllung in Streitigkeiten geraten. Dieser lässt sich jedoch einfacher kündigen (i.d.R. jährlich), als ein Eigentümer mit  dem man im Zweifelsfall jahrelang “im Clinch liegt”.

Wie verwalte ich meine Wohnung oder Objekte selbst?

 

Wir verwalten unsere Wohnungen, die sich derzeit allesamt noch innerhalb einer Wohngemeinschaft mit anderen Eigentümern befinden, seit Anfang an selbst, wobei eine externe Hausverwaltung jeweils die Verwaltung der Liegenschaft als solches übernimmt. Dies hat für uns den großen Vorteil, dass sich eine Hausverwaltung um die Erstellung der Betriebskostenabrechnung kümmert, Eigentümerversammlung organisiert und von Handwerksbetrieben Angebote für größere Instandhaltungsmaßnahmen einholt. Mit anderen Worten: Die Hausverwaltung hält uns ein Stück weit den Rücken frei und wir können uns dafür voll und ganz auf unsere Wohnungen konzentrieren.

 

Das Verwalten einer einzelnen Wohnung (Sondereigentum) umfasst:

  1. Mietbuchhaltung und Mietermanagement,

  2. Verwaltung offener Forderungen, Kredite und Darlehensverträge,

  3. Erstellen und vorbereiten von Nebenkostenabrechnungen und Mieterhöhungen,

  4. Objektverwaltung, einschließlich Liquiditäts- und Vertragsmanagement (bspw. Versicherungen,

  5. Kalkulation laufender Kosten, Instandhaltung, Einholen von Angeboten, Angebotsvergleich, Beauftragung von Handwerkern (allesamt bezogen auf die Wohnung, also das Sondereigentum)

  6. Dokumentation Schriftwechsel, Objektunterlagen

 

Wie Du unschwer erkennen kannst sind das keine Aufgaben, für die Du einen Doktortitel benötigst. Es handelt sich im Wesentlichen um administrative Tätigkeiten, die vor allem Fleiß und Einsatz abverlangen. 

 

Welche Möglichkeiten gibt es die Verpflichtungen als privater Mieter abzugeben?

 

Eine Mietverwaltung bzw. Sondereigentumsverwaltung bietet die Möglichkeit der Übernahme von Aufgaben, die ausschließlich das eigene Sondereigentum betreffen. Zentrale Aufgabe ist dabei für die Vermietung der Wohnung zu sorgen und die individuelle Nebenkostenabrechnung für die Mieter zu erstellen. Die Aufgaben können jedoch zwischen dem Eigentümer und dem Dienstleister auch individuell festgelegt werden (was dann auch Einfluss auf die zusätzlichen, monatlichen Kosten hat).

 

Im nachfolgenden Abschnitt erfährst Du welche Vorteile eine Fremdverwaltung des Sondereigentums gegenüber einer Selbstverwaltung hat bzw. was die Vorzüge einer Selbstverwaltung sind.

Vorteile der Fremdverwaltung

 

  • Spart Zeit und Nerven

  • Rücklagen als Zwangssparen für “schlechte Zeiten”

  • Erfahrung und Netzwerk

  • Regionalitätsprinzip und kurze Wege

 

Spart Zeit und Nerven

Ein professioneller Verwalter mit eigenen Angestellten, einem Netzwerk von Handwerkern und einigen Jahren Erfahrung spart oft Zeit (und auch Nerven). Insbesondere die Arbeitsbelastung durch eine Eigenverwaltung sind nicht zu unterschätzen. Viele Themen bspw. Reparaturen, Mahnungen oder Abrechnungen kosten Lebenszeit und ziehen einen Rattenschwanz an notwendigen Prozessen und Aufgaben mit sich. 

 

Rücklagen als Zwangssparen für “schlechte Zeiten”

Darüber hinaus kann auch das Zwangssparen in Form des festgelegten Wirtschaftsplans zur Rücklagenbildung eine Möglichkeit sein abseits der Immobilien- und Girokonten Rücklagen für einzelne Objekte bzw. Einheiten aufzubauen und diesen monatlichen Sparvorgang zu disziplinieren.

Denn Rücklagen für Immobiliensanierungs- oder renovierungsvorhaben sollten nicht für individuelle Konsumausgaben wie Urlaube etc. ausgegeben werden. 

 

Erfahrung und Netzwerk

Gerade bei Herausforderungen wie bspw. Versicherungsschäden, Wasserrohrbrüche, Sanierungen oder auch Nachvermietungen weiß ein erfahrener Verwalter sofort was zu tun ist. Ob es um gesetzliche Fristen geht oder die verschiedenen Möglichkeiten einer Schimmelbeseitigung: Der Verwalter weiß Rat und kann über sein Netzwerk und Bündelungseffekte kurzfristig Handwerker beauftragen. 

Auch wiederkehrende juristische Sachverhalte wie fehlende Zahlungen bei Mietern, Miteigentümern oder Gewährleistungsansprüche gegenüber Handwerker sind meist kompliziert, weshalb man sich einen zuverlässigen und kompetenten Partner an die Seite wünscht.

Gleichzeitig kann natürlich neben Kosten, die er verursacht, ein externer Verwalter vor allem als erfahrener Ansprechpartner dienen und einer Wohnungseigentümergemeinschaft Geld sparen. Beispielsweise bei geschickten Instandhaltungsmanagement und einer guten Vorbereitung von Angeboten.
Ein Verwalter ersetzt aber eben nicht einen Fachbauleiter oder Planungsingenieur.

 

Regionalitätsprinzip und kurze Wege

 

Insbesondere bei einem größeren Portfolio oder bei Wohnungen in verschiedenen Städten, Bundesländern oder sogar Ländern kann es sich lohnen eine Fremdverwaltung zu beauftragen. Dadurch minimiert man Fahrwege und hat einen zentralen professionellen Ansprechpartner vor Ort. Darüber hinaus ist es oftmals etwas schwieriger bzw. zeitaufwendiger entsprechende Netzwerke von Handwerksbetrieben aufzubauen, wenn man Immobilien in unterschiedlichen Städte besitzt. 

Vorteile der Eigenverwaltung

 

  • Kosten Reduzierung, Gewinn Maximierung,

  • Flexibilität,

  • Lerneffekt, Aufbau von Spezialwissen

 

Kosten Reduzierung, Gewinn Maximierung

Ein gewichtiger Vorteil ist, dass die Reduzierung der Kosten den Gewinn erhöht.

Ein externer Verwalter kostet Geld. Diese Kosten reduzieren deine monatlichen Mieteinnahmen. Sparst du dir den Verwalter fällt es oft leichter dein Immobilieninvestment in die Gewinnzone zu bringen. Doch vorsicht, nur weil du keinen Verwalter einstellst müssen gewisse verwaltende Aufgaben dennoch abgewickelt werden.

 

Flexibilität 

Für aufwendige oder für Dich mit Stress behafteten Themen kann es auch Sinn sein Fallweise eine Profi, wie beispielsweise einen Makler für die Vermietung und Besichtigung zu engagieren. 

 

Unterm Strich ist uns bleibt es eine individuelle Entscheidung, ob man das Geld ausgeben möchte oder ob man vielleicht sogar Spaß an den Herausforderungen der selbst Verwaltung hat. Eins ist klar, nach einiger Zeit kennt man seine Objekte, Mieter wie die “eigene Westentasche”.

Kritik an der Selbstverwaltung

 

Es gibt natürlich auch Sachverhalte bei denen es durchaus Sinn macht einen professionellen Verwalter zu beauftragen. Auch können durch Pflichten die man im Objekt als Eigentümer dann im Rahmen der Selbstverwaltung übernimmt Haftungsrisiken entstehen. Auch ist es wichtig das Vertrauen der anderen Eigentümer bspw. bei kleineren Objekten zu besitzen. Ändert sich die Eigentümerstruktur ist der Ärger vorprogrammiert. 

Was kostet es eine Wohnung verwalten zu lassen?

 

In Deutschland kostet es je nach Lage und Größe des Objektes zwischen 18 – 35€ monatlich seine Wohnung von einem Verwalter bewirtschaften zu lassen. Kleine Objekte bspw. ein 3-Familienhaus sind teurer, da der Aufwand sich auf weniger Eigentümer umlegen lässt. Da der Verwalter trotzdem noch seine Fixkosten auf das Objekt umlegen muss, ist der Preis für kleinere Liegenschaften meist deutlich höher. Die Kosten entsprechen einer klassischen Hausverwaltung. Mietverwaltungen schlagen meist in ähnlicher Höhe zu Buche, orientieren sich aber meist an der Miethöhe. Die Miet- oder Sondereigentumsverwaltung kann auch in Kombination mit der WEG-Verwaltung erfolgen, dadurch lassen sich meist Kosten sparen.

Was sind die Aufgaben einer Hausverwaltung?

 

Meist setzt eine WEG-Gemeinschaft (Wohnungseigentümergemeinschaft) einen externen Hausverwalter ein. Dies kannst Du aber auch für Dein eigenes Objekt tun.

 

Die Aufgaben und Pflichten einer Hausverwaltung sind:

  • Vereinnahmen und Verwaltung der Hausgelder,

  • Abrechnung gegenüber den Eigentümern,

  • Erstellung der Betriebskostenabrechnung und teilweise der Nebenkostenabrechnung*, Vorschlag Wirtschaftsplan,

  • Bezahlung anfallender Kosten.

  • Beauftragung Versicherung- und Versorgungsleistungen,

  • Buchführung

  • Einholen von Angeboten für Maßnahmen im Namen der WEG

  • Einhaltung der Hausordnung

 

Der Hausverwalter erstellt dabei meist nur die Betriebskostenabrechnung, welche dann entweder von einem Sonderverwalter oder als zusätzlich bezahlte Dienstleistung in die Nebenkostenabrechnung überführt werden kann.

In nachfolgenden Exkurs erläutere ich dir was es mit Betriebskosten- bzw. Nebenkostenabrechnung auf sich hat.

 

Doch ein Hinweis: Leider mussten wir auch schon Erfahrungen mit nicht so kompetenten Verwaltern machen. Daher raten wir Dir Dich im Vorfeld gut über den Verwalter bzw. das Verwaltungsunternehmen zu informieren. Lass Dir im Zweifel Referenzen von anderen Immobilieneigentümern geben.

Wichtiger als die Kosten ist die Erreichbarkeit und Motivation der Verwaltung. Diesen Punkt unterschätzen gerade viele Miteigentümer in WEG’s, da es für manche in puncto Verwaltung nicht günstig genug sein kann. Nichtsdestoweniger sei angemerkt, dass sich eine gute, effiziente sowie erreichbare Verwaltung nicht zwangsläufig von einer kostengünstige Verwaltung ausschließt.

 

Exkurs:

*Unterschied Nebenkosten und Betriebskosten:

Die Betriebskosten sind die Kosten die innerhalb einer Abrechnungszeitraums in einem Objekt zum Betrieb für den Eigentümer anfallen. Dazu zählen bspw. auch Kosten für Versicherung, Heizkosten, Wasserkosten, Hausmeister- und Gärtnerkosten, Kontoführungsgebühren aber auch Verwalterkosten etc.. 

Diese Betriebskosten werden dann, sofern umlegbar, in der Nebenkostenabrechnung auf die Mieter für den jeweiligen Abrechnungszeitraum umgelegt. Die nicht umlegbaren Kosten (meist Kontoführungsgebühren, Verwaltungskosten und Rücklagen) sind vom Eigentümer selbst zu tragen und können, wie der Name schon sagt, nicht auf den Mieter umgelegt werden. Dieses Verständnis ist wichtig, denn dieser Kalkulationsfehler kann zu einem “bösen Erwachen” führen.

 

Was sind die Aufgaben einer Mietverwaltung?

Zum Aufgabenumfang einer Mietverwaltung zählen die Neuvermietung, Übergaben an neue Mietparteien, Kontrolle der Mieteingänge, außergerichtliche Mahnverfahren bei Mietrückständen, Abrechnung der Nebenkosten, Überwachung Einhaltung der Hausordnung. 

Wenn du dir bei den Aufgaben unsicher bist kannst du auch Schulungen und Seminaren teilnehmen.

 

Tipp: Mit Estatefolio kannst du digital und einfach, deine Immobilien selbst verwalten! Du kannst zwei Monate kostenlos testen um herauszufinden, ob Estatefolio für dich nützlich ist!

Für uns ist es ein Herzensanliegen unsere Immobilien selbst zu verwalten. Wir lernen jeden Tag dadurch und konnten enorme Fortschritte im Hinblick auf Effizienz und unser Know-How rund um Immobilien machen. Selbstverwaltung bedeutet für uns “Herr im eigenen Haus zu sein” und Kontrolle über seine Immobilien, sein Portfolio und Finanzen zu haben.

 

Es ist aber auch für uns ein Zielkonflikt, da mit steigendem Portfolio auch immer mehr Zeit in Anspruch genommen wird. Dabei ist die Selbstverwaltung gleichzeitig die kostengünstige Möglichkeit eine Möglichkeit. Deshalb ist Estatefolio unser Beitrag Dein Leben einfacher zu machen und Dir zu zeigen, das digitale Immobilien-Selbstverwaltung Spaß macht!