Buchhaltung – Der Alptraum aller Vermieter…
„Pecunia non olet“ (lat. “Geld stinkt nicht”), pflegt einer meiner Kollegen immer zu sagen. Das mag zwar zutreffen, jedoch verursacht es statt unangenehmer Gerüche meist Arbeit in Form von Buchhaltung und einer regelmäßigen Pflege der Finanzen. Insbesondere für die immer weiter steigenden bürokratischen Anforderungen bei Steuererklärungen, Einnahmen- und Überschussrechnung oder Bilanzierung.
Ohne näher auf die o.g. Begriffe einzugehen möchte ich in diesem Artikel herausarbeiten, wie man es schafft ein transparente Finanzsituation zu generieren ohne dafür stundenlange Excel-Tabellen zu pflegen und gleichzeitig dem Steuerberater, oder der eigens erstellten Steuererklärung, entsprechende Vorarbeit leistet.
Sobald die erste Immobilie im Bestand ist geht es monatlich los mit der Buchführung der Miete, Hausgeld. Unterjährige Rechnungen, Abrechnungen, Gebühren oder Reparaturen sorgen alsbald für Verwirrung, wenn man zu Beginn des nächsten Jahres über der Steuererklärung sitzt.
Um nicht im heillosen Chaos am Jahresende zu landen, lohnt es sich daher, monatlich eine gewisse Zeit in das Pflegen der Unterlagen zu investieren. Dabei reicht es meist schon, die Dokumente einzeln in Jahresscheiben getrennten Ordnern aufzubewahren und jede Fahrt oder Ausgabe sauber bspw. in einer Excel-Liste zu dokumentieren.
Ich denke Du weißt genau wovon ich spreche.
Ich möchte Dir ein paar Tipps geben, die mir geholfen haben, bei unseren Finanzen den Überblick zu behalten und dann sogar Spaß an der Verwaltung gefunden habe.
Sobald die ersten Objekte hinzukommen, wird die Sache deutlich komplexer, vor allem wenn man die Trennung der einzelnen Einheiten oder Objekte nicht von Anfang an einhält. Eine klare Struktur in der Benennung der Dokumente ist von immensem Vorteil.
Tipp: Datum, Thema u. Name des Mieters bzw. des zugehöriges Objekt helfen Dir schnell einen Überblick zu bekommen, welches Dokument für eine Wohnung/Haus relevant gewesen ist.
Tipp: 2023-05-31 – Mietvertrag Mustermann unterschrieben – Musterweg 32 Whng 3.
#1 Einnahmen & Ausgaben überwache – Überprüfung offener Mietsalden
Im besten Fall ist der Blick ins Online-Banking genug der Mietkontrolle. Doch mit steigendem Portfolio steigt auch die Anzahl Deiner Konten und die Anzahl der zu kontrollierenden Mieten oder Buchungen. Meist nicht nur auf Pünktlichkeit, sondern oft auch auf Richtigkeit, bspw. Miethöhe.
Bei dieser Kontrolle unterstützt Dich unser Mietsaldo von Estatefolio. Anfang des Monats wird ein negativer Saldo auf Basis der fälligen Miete im Mietvertrag angelegt und dann mit der Zuordnung/Kategorisierung der Buchung wieder ausgeglichen. Dadurch siehst Du pro Mietvertrag, welche Mietkonten sich auf null befinden und somit ausgeglichen sind. Aber auch fälschliche Zahlungen, die zu einem Überschuss oder Unterdeckung führen, fallen ins Auge.
Mir sind damals individuelle, nur per Mail getroffene Absprachen mit einzelnen Mietern “auf die Füße gefallen”. Gerade nach einem Jahr oder auch mehreren Jahren kann man sich an die Details der Absprachen nicht mehr erinnern. Dabei hilft es auch bei kleineren Anpassungen diese schriftlich zu fixieren und als Anlagen dem Mietvertrag beizufügen und in Estatefolio abzulegen. Das spart das Suchen im Jahr danach und kostet somit keine Nerven.
Als Vermieter musst Du alle Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang mit Deiner Vermietung verfolgen. Dazu gehören neben Mieteinnahmen auch Versorgungsleistungen, Reparaturkosten, Steuern, Versicherungen, Maklerkosten und andere Ausgaben. Eine genaue Buchführung hilft Dir, den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten und sicherzustellen, dass am Ende des Jahres eine genaue Steuererklärung eingereicht werden kann (mehr im Kapitel #3 Steuererklärung).
#2 Nebenkostenabrechnung
Zu den jährlich anfallenden Nebenkostenabrechnung gehört eine saubere Dokumentation der angefallenen Kosten, bspw. über die Betriebskostenabrechnung der Hausverwaltung. Zusätzlich solltest Du auch die zugehörigen Grundsteuerbescheide und Handwerkerrechnungen aufbewahren.
Dabei aber auch gerade beim Vermieten in kurzfristigen Mietverträgen (>3-<12 Monate) eine genaue Aufstellung der Tage im Objekt.
In meinem Ratgeber zur Nebenkostenabrechnung erfährst Du worauf es dabei ankommt.
#3 Steuererklärung
Für den Steuerberater ist jeder Beleg, den Du dokumentiert und aufbewahrt hast, „Gold” bzw. bares Geld wert. Dadurch müssen Rechnungen für Renovierungen, Baumarkt oder Bewirtungsbelege vorgelegt werden.
Auch ein regelmäßiger Kontoauszug macht sich bezahlt (einmal im Monat reicht aus). Mittlerweile kann man zwar im Online-Banking schnell durchsuchbar alle Buchungen in eine Excel exportieren, die dazugehörigen Belege liegen aber dann in Papierform oder digital vor.
Sobald ein Beleg anfällt, digitalisiere ihn und lege ihn in Estatefolio ab. Gewöhnst Du Dir diese Vorgehensweise an, Du wirst nie mehr unglücklich und mit “gerauften Haaren” vor Deiner Steuererklärung oder der Beleg-Anfrage Deines Steuerberaters sitzen.
Du kannst Abschreibungen für Deine Immobilie und für Investitionen, die Du in die Immobilie tätigst, beanspruchen. Das kann helfen, Deine Steuerlast zu senken. Es ist wichtig, dass Du Dich über die Regeln für Abschreibungen informierst und sicherstellst, dass Du die Abschreibungen korrekt berechnest. Je nach Immobilie gelten in Deutschland 2% bzw. >2% Abschreibung.
#4 Bilanzierung
Bei uns wird immer einmal im Quartal ein Bilanz ähnlicher Bericht erstellt, der uns hilft den Überblick zu behalten und sowohl zu als auch Abgänge im Griff zu behalten, Rücklagen für Sondermaßnahmen besser einzupreisen und zu kalkulieren.
Dafür benötigt man keine fertige Steuerberatungsausbildung, meist reicht simpler Menschenverstand und zumindest einen Grundkurs in Wirtschaft, der einem die Grundlagen des Aufbaus einer Bilanz vermittelt.
Speziell für die Immobilien stellen wir die Passiva, den Darlehen, den Aktiva unseren Immobilien gegenüber. Dort kannst Du aber auch Rückstellungen z.B. für noch bevorstehende Zahlungen (Grunderwerbssteuer, etc.) vermerken oder Forderungen für nicht gezahlte Mieten.
#5 Rücklagen Kalkulation
Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Buchhaltung ist die korrekte Kalkulation von Rücklagen. Rücklagen können für verschiedenste Tätigkeiten gebildet werden, wir unterscheiden zwischen Instandhaltungsrücklage, Mietausfall Rücklage und Rücklagen besondere Risiken.
Unter besondere Risiken können dann auch Gelder für Zahlungen zurückgelegt werden, die abseits von Instandhaltung, Renovierung und Mietausfall für Sachverhalte des operativen Betriebes benötigt werden.
Warum ist die Höhe und die Kalkulation einer Rücklage so entscheidend? Sollte eine Reparatur oder Instandhaltung auf Dich zu kommen und Du hast nicht genügend liquide Mittel verfügbar, kannst Du die Rechnung nicht begleichen oder musst Gelder nachschießen oder Kredite aufnehmen.
Hast Du aber zu viel Rücklage auf dem Konto liegen, zahlst Du Strafzinsen und Rücklagen sind Eigenkapital, welches Du nicht für Dich Arbeiten lassen kannst.
Eine einfache Faustformel wäre z.B. eine halbe oder ganze Jahreskaltmiete, je nach risikoaffinität, zurückzulegen. Kurzfristig könnte aus so einer Rücklage auch Kaufnebenkosten bedient werden, die Rücklage muss im Anschluss nur dann auch wieder aufgefüllt werden, damit Sie für den zugeordneten Zweck wieder zur Verfügung steht.
Für Instandhaltung und Reparaturen haben wir eine Liste der monatlichen Ausgaben über die letzten Jahre geführt und darüber eine mittlere Liquidität pro Monat ermittelt. Das hilft uns bei der Kalkulation von Rücklagen. Auch bei Renovierungen kannst Du die durchschnittlichen Renovierungskosten in €/m² ermitteln.
#6 Vorlagen & Prozesse
Benutze Vorlagen und baue Dir Prozesse für wiederkehrende Aufgaben!
Das klingt trivial, ist es auch. Als Konzernmitarbeiter bin ich selbst ein großer Freund von Vorlagen, Checklisten und Prozessen geworden. Sie helfen insbesondere bei der Skalierung und Vergrößerung deines Portfolios.
Du musst und wirst „das Rad nicht neu erfinden„. Im Internet gibt es eine Vielzahl an guten Vorlagen für Deine meisten Anwendungsfälle. Gerade für die Buchhaltung, Nebenkostenabrechnung oder Bilanzierung (aber auch für Schreiben wie Kündigungen, Abmahnungen, etc.) gibt es zahlreiche gute Vorlagen – sogar in Excel selbst.
Diese zeigen Dir wie Du eine Struktur aufbaust und weisen auf rechtliche Fallstricke hin. Im Zweifelsfall konsultierst Du einen Experten (Buchhalter, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt).
Damit Deine Systeme dem Wachstum standhalten, nutze die Power von Prozessen und Digitalisierung (wie mit unserem Tool Estatefolio). Dabei geht es vor allem darum Aufgaben niederzuschreiben, zu dokumentieren, damit Du sie abgeben kannst.
Gerade in der Selbstverwaltung Deiner Immobilie ist eine funktionierende Buchhaltung und Prozesse für wiederkehrende Aufgaben ein “must have”. Mehr über die Selbstverwaltung und was Du darüber als privater Vermieter wissen muss verrate ich Dir in dem Beitrag „Selbstverwaltung – Was private Vermieter wissen müssen„.
#7 Zusammenfassung
Um mit einem Zitat zu enden, so wie ich den Blog-Beitrag begonnen habe: “Ordnung ist das halbe Leben” – das gilt insbesondere für Immobilienbewirtschaftung und für die Buchhaltung der Finanzen.
Zusammengefasst: „Was bringt mir eine ordentliche Buchhaltung?”
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Einnahmen & Ausgaben musst du im Blick haben, welche Zahlungsströme komme rein, welche gehen ab und sind alle Mieten eingegangen
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Belege: “Wer schreibt, der bleibt”, finde ein für Dich geeignetes Ablagesystem um Belege zu katalogisieren oder zu digitalisieren,
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Nebenkostenabrechnungen müssen pünktlich erledigt werden. Ansonsten hast Du auf etwaige Nachzahlungen keinen Anspruch mehr, eine ordentliche Buchhaltung erspart Dir bares Geld zu verlieren.
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Steuererklärung: “Nur zwei Dinge auf der Welt sind sicher:Der Tod und die Steuer. Die Steuererklärung über das Jahr hinweg vorbereiten durch eine zweckmäßige Buchhaltung und Belegsammlung aber auch eine Kalkulation der Verluste/Gewinne spart Dir ein böses Erwachen, wenn die Mahnung zu Abgabe der Steuererklärung eintrudelt oder eine Nachzahlung droht.
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Bilanzierung: Nutze die Macht der Bilanzierung um Deinen Vermögensentwicklung im Blick zu behalten und erstell Dir einmal jährlich eine kleine Bilanz.
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Prozesse & Vorlagen: Damit Deine Buchhaltung standardisiert wird und sich entwickelt, lohnt es sich, Zeit in einheitliche Vorlagen und automatisierte Prozesse zu investieren, gerade über den Zeitraum von 10 Jahren (durchschn. Haltedauer priv. Immobilien) spart Dir Lebenszeit.
Insgesamt ist eine korrekte Buchführung für private Vermieter äußerst wichtig. Indem Du Deine Einnahmen und Ausgaben genau verfolgst, Kontoauszüge und Belege aufbewahrst, Ihre Steuern korrekt berechnest, Abschreibungen geltend machst und detaillierte Rechnungen ausstellst, kannst Du Deine Finanzen besser verwalten
