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Wie verhalte ich mich bei einer WEG-/Eigentümer-Versammlung?

  • Beitrags-Kategorie:Erste Schritte

In diesem Beitrag geht es um die WEG-Versammlung. 

Welche Themen werden dort besprochen? Wie kannst du die Versammlung effektiv für Dich gestalten? 

Als Eigentümer hat man nicht nur Rechte, sondern auch zahlreiche Pflichten. Zu einer dieser Pflichten gehört es, als Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) die einmal jährlich stattfindende Eigentümerversammlung zu besuchen?
Doch was ist das überhaupt?
Was macht man da? Muss ich anwesend sein? Was sind “Do’s” und “Dont’s” und wie kommt man zu einem Konsens und stiftet Mehrwert für die Wohngemeinschaft und für sein Eigentum?

 
Inhaltsverzeichnis

#1 Die 8 wichtigsten Fragen rund um die Eigentümerversammlung

#1.1 Was ist eine WEG-Versammlung (Wohnungseigentümergemeinschaft)?

#1.2 Wie erfolgt die Einberufung einer WEG-Versammlung?

#1.3 Wie läuft die WEG-Versammlung ab?

#1.4 Wie lange dauert eine WEG-Versammlung?

#1.5 Was passiert, wenn Du nicht hingehst?

#1.6 Wo findet eine WEG-Versammlung statt?

#1.7 Welche Befugnisse hat die WEG-Versammlung?

#1.8 Wie wird die WEG-Versammlung dokumentiert?

#2 Die Tagesordnung

#3 Heiße Tipps & Tricks für die Versammlung
#4 Fazit

Die 8 wichtigsten Fragen rund um die Eigentümerversammlung

Die simpelste und grundlegendste Frage vielleicht zuerst:

 

#1.1 Was ist eine WEG-Versammlung (Wohnungseigentümergemeinschaft)?

Die Versammlung ist das Instrument zur Willensbildung einer Eigentümergemeinschaft.

 

Auf der WEG-Versammlung der Wohnungseigentümergemeinschaft werden alle Entscheidungen rund um das  betreffende Objekt getroffen. Da es um Belange geht, die meist alle Eigentümer der Immobilie betreffen und es oftmals um große Geldsummen geht, ist die Wohnungseigentümerversammlung einer der wichtigsten Termine für Dich als Eigentümer.

#1.2 Wie erfolgt die Einberufung einer WEG-Versammlung?

Die WEG-Versammlung muss mindestens drei Wochen im Vorhinein einberufen werden. Ausnahme: Es liegt ein besonders dringlicher Fall vor (§ 24 Absatz 4 Satz 2 WEG). Die Einberufung erfolgt dabei via schriftlicher Einladung.

Eine Eigentümerversammlung kann ohne einen Verwalter einberufen und durchgeführt werden! Die rechtliche Grundlage bildet dafür § 24 Abs. 3 WEG.

Folgende Punkte muss die Einladung zur Versammlung beinhalten:

  1. Versammlungsort

  2. Versammlungszeit (Datum und Uhrzeit)

  3. ggf. Hinweise auf Wiederholungsversammlung

  4. ggf. Hinweis auf beschlussfähig

Gut zu wissen: Wird die Frist zur Einberufung nicht eingehalten, heißt das nicht automatisch, dass die gefassten Beschlüsse ungültig sind. Versendest Du oder der Verwalter die Einladungen nicht innerhalb der Frist, können die nicht anwesenden Eigentümer, die beispielsweise im Urlaub waren, die gefassten Beschlüsse vor Gericht anfechten. Die Klagen haben oft Erfolg, selbst wenn der Beschluss auch dann zustande gekommen wäre, wenn der Kläger anwesend gewesen wäre und dagegen gestimmt hätte. Vor Gericht wird nämlich auch berücksichtigt, dass der abwesende Eigentümer durch Argumente während der Versammlung andere Eigentümer von seiner Sicht der Dinge überzeugt hätte.

#1.3 Wie läuft die WEG-Versammlung ab?

Üblicherweise wird als erstes nach einer kurzen Begrüßung die Beschlussfähigkeit festgestellt. Dies erfolgt durch das Zählen der anwesenden Miteigentumsanteile inklusive der Miteigentumsanteile, die sich durch Vollmacht vertreten lassen. Vor der Covid-Pandemie und der Änderung des WEG-Gesetzes war eine Versammlung nur beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Miteigentumsanteile anwesend oder über Vollmacht an der Versammlung teilgenommen haben. Ansonsten wurde die Versammlung nicht beschlussfähig und somit aufgelöst. 

 

Tipp: Kannst Du an einer Versammlung nicht teilnehmen, fülle immer die beigefügte Vollmacht aus. Dort kannst Du den Verwalter oder auch jede andere Dir beliebige Person (>18 Jahre) bemächtigen, Deine vorgefüllten Entscheidungen zu den Tagesordnungspunkten inklusive der Stimme für die Beschlussabstimmung zu berücksichtigen.

 

#1.4 Wie lange dauert eine WEG-Versammlung?

Meist je nach Vielfalt, Umfang und Anzahl der Themen dauert eine Versammlung zwischen 60 Minuten und kann aber auch bei zahlreichen Diskussionen 2 oder 3 Stunden dauern. Ich plane im Regelfall 60-90 Minuten ein und gebe den Eigentümern und dem Verwalter zu verstehen, bei gewissen Punkten die Diskussionen auf das Ende zu verschieben, um im Zeitplan zu bleiben.

#1.5 Was passiert, wenn Du nicht hingehst?

Du kannst aber auch die Verwaltung bevollmächtigten oder einen anderen Eigentümer oder Kollegen für Dich an der Versammlung teilnehmen. Deine Stimme zu den Entscheidungen kannst Du im Vorfeld mitteilen.

 

 

#1.6 Wo findet eine WEG-Versammlung statt?
Üblicherweise je nach Größe der Eigentümergemeinschaft in den Räumlichkeiten der WEG Verwaltung, da dann keine zusätzlichen Kosten für Räumlichkeiten anfallen. Ansonsten kann eine Versammlung auch in Restaurants oder Vereinsheimen oder Meeting- oder Konferenzzentren stattfinden.

#1.7 Welche Befugnisse, Rechte und Pflichten hat ein Hausverwalter?

Im Gesetz sind die Rechte und Pflichten einer Hausverwalters klar umrissen §§ 21, 27 WEG  die von der Eigentümergesellschaft auch nicht eingeschränkt werden dürfen. Zu den Aufgaben gehören Bereiche wie z.B.:

 

  • die Aufstellung und Durchsetzung einer Hausordnung,

  • die ordnungsgemäße Instandhaltung / Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums,

  • der Abschluss von angemessenen Feuer- und Haftpflichtversicherungen,

  • die Erstellung des Wirtschaftsplans,

  • die Erstellung der Jahresabrechnung,

  • die Verwaltung von gemeinschaftlichen Geldern wie z.B. eine Instandsetzungsrücklage der Wohnungseigentümer,

  • die Vorbereitung, Einladung und Durchführung der Wohnungseigentümerversammlung oder

  • die Umsetzung der Beschlüsse der Wohnungseigentümerversammlung.

#1.8 Wie wird die WEG-Versammlung dokumentiert?

Die Versammlung wird über die Niederschrift der Beschlüsse in ein sogenanntes Protokoll gefasst.

 

Die Nie­der­schrif­ten der Beschlüsse sind auf­zu­be­wah­ren und auf Wunsch der Eigen­tü­mer ein­seh­bar zu machen. Zusätz­lich sind alle Beschlüsse als soge­nannte Beschluss-Samm­lung auf­zu­be­wah­ren.

#2 Die Tagesordnung 

Wie sieht eine WEG-Versammlungstagesordnung aus?
Folgende Tagesordnungspunkte sind standardmäßig in den meisten Einladungen enthalten:

  • Bericht Rechnungsprüfung / Beschluss Abrechnung,

  • Beschluss Wirtschaftsplan neues Wirtschaftsjahr,

  • Entlastung oder Neuwahl des Verwaltungsbeirats,

  • Entlastung, Bestätigung oder Austausch des Verwalters,

  • Bericht Rechnungsprüfung / Beschluss/Genehmigung Abrechnung,

  • Sonstiges

 

Ich möchte auf einige Tagesordnungspunkte zur Einordnung im Nachfolgenden näher eingehen:

 

Bericht Rechnungsprüfung / Beschluss Abrechnung – Abrechnungsspitzen

Beim Bericht der Rechnungsprüfung berichtet der Rechnungsprüfer, ob es Auffälligkeiten bei den Belegen gegeben hat. Meist führt die Prüfung ein bis zwei Eigentümer oder der Beirat durch. Ist es zu keinen Auffälligkeiten gekommen oder können alle Bedenken ausgeräumt werden, wird die Abrechnung beschlossen.
Neuerdings werden nur noch über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse Beschlüsse gefasst.

Außerdem hat der Verwalter nach Ablauf eines Kalenderjahres einen Vermögensbericht zu erstellen und jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen. Der Bericht hat den tatsächlichen Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens zum Stand 31.12. zu enthalten.

Bei der Abrechnungsspitze handelt es sich um die Differenz zwischen dem Wohngeldsoll, also den im beschlossenen Wirtschaftsplan veranschlagten Betrag und der tatsächlichen Kosten. Ist der Wirtschaftsplan zu niedrig angesetzt, so dass die Abrechnungssumme höher als das Hausgeldsoll ist, liegt eine negative Abrechnungsspitze vor, gleiches gilt bei zu hoch angesetzten Wirtschaftsplänen.

 

Beschluss Wirtschaftsplan neues Wirtschaftsjahr

Der Wirtschaftsplan ist der Plan für die Zahlungen für das laufende Jahr und wird bei Änderungen neu beschlossen.

Wichtig: Sobald ein Wirtschaftsplan beschlossen ist, ist dieser gültig und muss nicht jedes Jahr neu beschlossen werden. Beispielsweise, wenn der Verwalter ausscheidet oder kündigt und ihr keinen Ersatz zeitnah findet, ist der beschlossene Wirtschaftsplan weiter gültig und die Zahlungen müssen weiterhin bedient werden.

 

Gut zu wissen: Formale Fehler können zur Anfechtung aller Beschlüsse führen, daher empfiehlt es sich bei Mehrfamilienhäusern mit mehreren Eigentümern die Verwaltung in fremde Hände zu geben.

 

Mehr dazu erfährst Du in unserem Blog “Immobilien selbst verwalten”.

 

Bestätigung oder Austausch der Verwaltung (meist alle 2-5 Jahre)

Holt euch Alternativangebot von verschiedenen Verwaltungen ein, um Leistungen und Preise besser miteinander vergleichen zu können. Vorteilhaft ist es, wenn ein Miteigentümer bereits einen “Haus- und Hofverwalter” hat und über lange Jahre gute Erfahrungen mit diesem gesammelt hat. Es empfiehlt sich mindestens drei Angebote einzuholen.

 

Sonstiges Im Tagesordnungspunkt “Sonstiges” findet sich alles wieder, was nicht als Beschluss relevant ist, oft finden hier Aussprachen zwischen Eigentümern über kommende Projekte statt. Auch kann die Hausverwaltung beauftragt werden, in Sonstiges ein Angebot bspw. für eine Sanierung einzuholen.

#3 Heiße Tipps & Tricks für die WEG-Versammlung

Einige Tipps mögen Dir als “alten Immobilien Hasen“ selbstverständlich erscheinen, jedoch möchte ich mit den Tipps auch Einsteigern die Möglichkeit geben etwas über die Eigentümerversammlung zu lernen.

 

->Erstellung Nebenkostenabrechnung und Fristen für die Abrechnung

Nach dem Beschluss der Eigentümerversammlung ist die Abrechnung rechtswirksam gültig.

Die Jahresabrechnung ist nach Ablauf der abzurechnenden Wirtschaftsperiode zeitnah zu erstellen und der Eigentümergemeinschaft zur Beschlussfassung vorzulegen. Allgemein wird hier von einem Zeitraum von 3 bis maximal 6 Monaten nach Beginn des Folgejahres ausgegangen.

 

Wirke aktiv mit darauf hin, dass Du die Abrechnung für 01.01.-31.12.2022 bereits früh im Jahr 2023 erhältst, damit Du nicht in Gefahr läufst, dass die Abrechnung von Dir gegenüber Deinen Mietern verjährt. Das ist bereits nach einem Jahr der Fall.

Du solltest daher am Jahresende 2022 – am besten bereits im Oktober – prüfen, ob alle Versammlungen für 2021 abgehalten wurden. Falls nicht, erinnere Deinen Verwalter an die Versammlung bzw. die notwendige Einladung sowie die Erstellung der Abrechnung.

 

-> WEG-Versammlung digital stattfinden lassen

Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass Wohnungseigentümer an der Versammlung auch ohne Anwesenheit vor Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation (Teams, Zoom, etc.) ausüben können.

 

-> Liste potentieller Verkäufer, Liste der Eigentümergemeinschaft, für potentielle weitere Ankäufe im Objekt
Oft gehen viele gute Deals “Off-Market” an solche Eigentümerversammlungen vonstatten. Das ist sowohl für die Verkäufer als auch für die Käufer Seite das Einfachste. Der Verkäufer hat wenig Arbeit und kann sich darauf verlassen, dass der neue Eigentümer das Objekt ausreichend kennt. Der Käufer auf der anderen Seite kennt das Objekt, weiß um Problemchen und kann dadurch sehr gut das Risiko einpreisen. Es muss meist keine bzw. nur eine kurze Wohnungsbesichtigung stattfinden. Die meisten Unterlagen liegen dem Käufer bereits vor.

 

-> Preistransparenz bei Renovierungs- oder Sanierungsangebote schaffen

Bei anstehenden Sanierungen oder Renovierungsmaßnahmen empfehle ich Dir immer sehr genau hinzuschauen, auch wenn Du nicht vom Fach bist.

Insbesondere solltest Du kritisch hinterfragen, ob genügend Angebote vorliegen, um Preistransparenz zu erhalten. Ein Angebot ist zu wenig, erst ab drei Angebote lässt sich eine Tendenz erkennen, ob es Ausreißer-Angebote gibt. Auch muss es nicht unbedingt sinnvoll sein, den Günstigsten zu nehmen.

Prüfe die einzelnen Positionen im Angebot kritisch, im Zweifelsfall kannst Du über die Verwaltung oder selbst beim Handwerker nachfragen und Dir einzelne Positionen erklären lassen. Der Verwalter ist meist auch nicht vom Fach (es ist keine Ausbildung notwendig, um Hausverwalter zu werden) oder hat nur einen rechtlichen bzw. kaufmännischen Hintergrund.

Im Zweifelsfall solltest Du selbst aktiv werden, um Vergleichsangebote einzuholen. Das spart Dir  und der ganzen Gemeinschaft bares Geld.

 

-> Allianzen mit den anderen Eigentümern schmieden, und langfristige Objektentwicklung

 

Ein typi­sches Bei­spiel für Reparaturen sind Maßnahmen wie die Reparatur an einem Trepppengeländer oder das Strei­chen einer Wand. Viel zu sel­ten wird die Eigen­tü­mer­ver­samm­lung auch als eine Mög­lich­keit gese­hen, gemein­schaft­lich das Poten­tial des Objekts zur Wert­stei­ge­rung zu diskutieren. Ein guter Ver­wal­ter als Vor­sitz der Ver­samm­lung kann ent­spre­chende Tages­ord­nungs­punkte vor­schla­gen und über Maß­nah­men abstim­men las­sen, bei denen es vor­ran­gig um die Immo­bi­lienent­wick­lung im Sinne der Renditesteigerung geht. So kann eine Sanie­rung oder neue Däm­mung mit­tel- und lang­fris­tig ver­nünf­tig sein, auch wenn es kurz­fris­tig Inves­ti­tio­nen erfor­dert. Beispielsweise kann das auch die Photovoltaikanlage oder der Austausch der veralteten Heizung sein. Wichtig ist dafür, dass Du mit überzeugenden Argumenten die anderen Eigentümer zu Deinen Verbündeten machst. Oftmals fehlt den anderen Eigentümern das Geld oder die Weitsicht, um die langfristige Wertsteigerung der Immobilie anzustoßen. Vor allem in Jahren, in denen es keinen Reparaturbedarf oder Ähnliches gibt, können die Weichen für eine Objektentwicklung gestellt werden.

#4 Fazit

 

Du merkst also, wie wichtig es für Dich als Kapitalanleger und Eigentümer ist, der Eigentümerversammlung/WEG-Versammlung beizuwohnen und sich mit den Themen im Vorfeld auseinanderzusetzen. Außerdem lernst Du durch dabei sein und zuhören eine Menge sowohl von anderen Eigentümern als auch von professionellen Hausverwaltern. Nutze die Chance einmal im Jahr, um Deinem Objekt und den Dienstleistern auf den Zahn zu fühlen.

Je häufiger Du an solchen Versammlungen teilnimmst, desto eher kannst Du von Erfahrungen zehren und Dich aktiv mit einbringen. Wenn Du jedoch nur stiller Zuhörer sein möchtest, reicht das auch vollkommen aus.

Durch die Änderung im WEG Gesetz ist es mittlerweile auch möglich, dass man digital an Versammlungen teilnehmen kann. Frage mich dafür direkt bei Deiner Hausverwaltung an. Das erleichtert insbesondere die Reduzierung von weiteren Anfahrten.

Tipp: Notiere Dir auch immer Gesagtes und Besprochenes und fertige eine eigene kleine Mitschrift an. Das hilft Dir, später Entscheidungen nachzuvollziehen und hat mir in Argumentationen später mit anderen Eigentümern oft einen Vorteil gebracht.

 

Für die Dokumentenablage und Dokumentenverwaltung kannst Du www.estatefolio.de nutzen. Das digitale Tool ermöglicht es Dir, unterwegs in der Versammlung alle aktuellen und älteren Unterlagen auf dem Handy, Laptop oder Tablet direkt griffbereit zu haben. 

Das spart Dir das Ausdrucken von Unterlagen und Schleppen von großen Leitz-Ordnern.

 

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